W historii niemalże każdego przedsiębiorstwa przychodzi taki moment, kiedy okazuje się, że notes asystentki szefa, plik Excel pani księgowej czy elektroniczny kalendarz prezesa przestają się ze sobą zgadzać i powstaje niezły bałagan. To jest właśnie ten moment, kiedy mała firma powinna zainwestować w system klasy ERP.

Co to jest system ERP?

ERP to z języka angielskiego Enterprise Resource Planning czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Takie systemy oparte są na bazach danych, które zawierają informacje ze wszystkich działów firmy. Dzięki istnieniu jednej, centralnej bazy danych np. o produktach, ich wymiarach czy cenach firma może mieć pewność, że pani Zosia z magazynu widzi taki sam produkt, jak pani Ela, która wystawia fakturę za sprzedaż tego produktu. Zanim jednak firma podejmie tak ważną decyzję jak zakup oprogramowania, powinna zapoznać się z tym, co oferuje rynek.

Jak sprawdzić czy warto?

Obecnie wiele firm oferuje swoim klientom czasowy dostęp do bezpłatnych wersji demo swoich systemów.
Wersje demo ERP są bardzo popularne na polskim rynku. Programy takie jak Enova demo czy Symfonia demo zapewniają swoim potencjalnym klientom dostęp do niemalże wszystkich swoich funkcjonalności, pozwalając tym samym w efektywny sposób ocenić czy dany system spełni biznesowe wymagania przedsiębiorstwa.
Do przeprowadzenia takiego testu potrzeba zazwyczaj tylko dobrego łącza internetowego i bystrego pracownika, który będzie umiał poruszać się po nowo poznanej aplikacji. Enova demo czy Symfonia demo to testowe wersje pełnych systemów IT, które pozwolą na weryfikacje większości funkcjonalności docelowego rozwiązania.

Warto także przed rozpoczęcie testów przygotować sobie listę zadań do wykonania w testowej wersji ERP. Taka lista pomoże usystematyzować pracę a także wyeliminuje ryzyko przeoczeń i błędów podczas testowania.
Podczas użytkowania wersji demo ERP może okazać się niestety, że brakuje nam niektórych danych, do symulacji pewnych konkretnych procesów. Warto wówczas wspomnieć o tym dostawcy oprogramowania i dopytać, czy to jedynie brak danych nie pozwala na test danego procesu, czy też proces ten nie może być standardowo obsługiwany w programie.
Wersje demo ERP zawierają także jedynie standardowe komponenty, uniwersalne dla wszystkich użytkowników. Należy pamiętać, że jeśli czegoś w systemie ERP brakuje, dostawca z pewnością będzie w stanie dołożyć do standardowej wersji dodatkowe tzw. kastomowe (od ang. custom) funkcjonalności, takie jak tabela z danymi, czy dodatkowy krok akceptacji dokumentu sprzedaży. Są to zazwyczaj elementy dodatkowo płatne.